Privatlivspolitik

Dataansvar

Hos Grundtvigsk Forum tager vi din databeskyttelse alvorligt. Da vi som organisation er dataansvarlig, har vi vedtaget denne privatlivspolitik for at sikre, at dine persondata behandles i overensstemmelse med databeskyttelsesloven.

Vi vil gerne sikre en fair og transparent databehandling. Når vi beder dig stille persondata til rådighed for os, oplyser vi dig derfor om, hvilke data vi behandler om dig og til hvilket formål. Oplysningerne herom modtager du, når du registrerer dine persondata.

Vores behandling af personoplysninger

Grundtvigsk Forum behandler en række forskellige personoplysninger med det formål at kunne drive foreningen og Vartov. Personoplysninger bruges altså kun til internt brug i sekretariatet.

1. Enkeltmedlemmer og medlemskredse

Vi behandler personoplysninger, som medlemmer har udleveret til os i forbindelse med registrering som enkeltmedlem eller medlemskreds af Grundtvigsk Forum. Du kan læse alle vilkår for at tegne et medlemskab af Grundtvigsk Forum her.

Oplysninger om personlige medlemmer behandler vi med følgende formål:

• Navn og adresse opbevares for at kunne fremsende Grundtvigsk Tidende
• E-mailadresse opbevares for at kunne opkræve kontingent og for at kunne levere de ydelser som det enkelte medlem ønsker (herunder invitation til arrangementer, nyhedsbrev, søndagslæsning mm.)

Oplysninger om fællesskaber behandler vi med følgende formål:

• Navn, e-mailadresse og telefonnummer på kontaktperson og formand opbevares, så kredse kan blive inviteret til arrangementer
• Efter samtykke lægges enten kredsens formand eller kredsens kontaktpersons kontaktoplysninger på foreningens hjemmeside, så potentielle nye kredsmedlemmer kan rette direkte henvendelse
• Navn og adresse på alle bestyrelsesmedlemmer opbevares, så vi kan fremsende Grundtvigsk Forum
• Navn og e-mailadresse på kasserer opbevares, så foreningens bogholderi kan kontakte dem

2. Abonnenter

Vi behandler personoplysninger, som du har udleveret til os i forbindelse med registrering som abonnent på Grundtvigsk Tidende eller tilmelding til nyhedsbrevet og Søndagslæsning.

Nyhedsbrev og Søndagslæsning

• Navn og e-mailadresse opbevares for at kunne udsende Nyhedsbrevet og søndagslæsning

Grundtvigsk Tidende

• Navn og adresse opbevares for at kunne fremsende Grundtvigsk Tidende
• E-mailadresser opbevares til fakturering

Du kan læse de øvrige abonnementsvilkår for Grundtvigsk Tidende her.

3. Kunder i Vartov Konference

Vi behandler personoplysninger, som udleveres i forbindelse med booking af konferencelokaler og gæsteværelser. Oplysningerne opbevares til fakturering, drift og planlægning.

Følgende oplysninger opbevarer vi om private kunder: Navn, telefonnummer, e-mailadresse, adresse, faktureringsadresse (e-mailadresse)

Følgende oplysninger opbevarer vi om virksomheder: Virksomhedens navn, adresse, telefonnummer, navn på kontaktperson, e-mailadresse på kontaktperson, CVR-nummer, faktureringsadresse (E-mailadresse eller EAN-nummer)

I forbindelse med besvarelse af tilfredshedsundersøgelser, hvor besvareren vælger ikke at være anonym, gemmer vi navn, e-mailadresse og navn på virksomhed/organisation. Oplysningerne bliver udelukkende gemt med henblik på lodtrækning af en evt. konkurrence.

4. Tilmelding til og deltagelse i arrangementer

Ved tilmelding til arrangementer behandler vi navn og e-mailadresse, så du kan modtage de nødvendige oplysninger i forbindelse med arrangementet.

Ved nogle arrangementer printer vi en deltagerliste, hvor navn og stilling vil blive opgivet og uddelt til selve arrangementet, så deltagerne kan se, hvem der er tilstede. Du bedes henvende dig til vores dataansvarlige senest en uge før arrangementet afholdes, hvis ikke du ønsker, at dit navn fremgår af listen.

Ved deltagelse i Grundtvigsk Forums arrangementer tages der billeder og videoer til brug på de sociale medier, i nyhedsbreve og på vores hjemmeside. Billedmateriale fra arrangementer opbevares og arkiveres af hensyn til foreningens historiske fortælling. Ved brug at portrætbilleder til reklame eller markedsføring af foreningens arbejde indhentes samtykke.

5. Køb af varer i Grundtvigsk Forums webshop

Ved køb af varer i Grundtvigsk Forums webshop registrerer vi navn og adresse med det formål at kunne levere varen til dig. Vi registrerer telefonnummer og e-mailadresse med det formål at kunne kontakte dig med informationer om din ordre.

6. Lejere i Vartov

Som fast lejer i Vartov er der en række oplysninger vi behandler om dig for at kunne udsende fakturaer og vigtig information. Disse registreres i forbindelse med, at lejekontrakten underskrives.

Følgende oplysninger behandler vi om private lejere: Navn, telefonnummer, e-mailadresse

Følgende oplysninger behandler vi om virksomheder: Navn, telefonnummer, e-mailadresse, adresse på kontaktperson, CVR-nummer og, faktureringsadresse (e-mail eller EAN)

Videregivelse af informationer

Grundtvigsk Forum videregiver som udgangspunkt ingen personoplysninger til tredjepart, men såfremt det bliver nødvendigt, indhenter vi selvfølgelig samtykke.

Dog samarbejder vi med en række underleverandører, også kaldet databehandlere. Vi videregiver altså personlige oplysninger til betroede virksomheder eller personer, der behandler dem for os, men kun til de formål, vi har bedt om. Deres behandling er nemlig baseret på vores instrukser og i overensstemmelse med vores privatlivspolitik, hvilket fremgår af en skriftlig databehandleraftale med hver enkelt underleverandør.

Opbevaringsperiode

Vi stræber efter at slette eller anonymisere personoplysninger, så snart de ikke længere har relevans for foreningens arbejde. Dog opbevarer vi altid personoplysninger der behandles i forbindelse med betaling i minimum 5 år af hensyn til bogføringslovens §10 stk. 1. Yderligere kan der forekomme personoplysninger af forskellig art som opbevares i form af regnskabsbilag, fakturaer mm. Disse opbevares tillige i minimum året ud plus 5 år.

Dine rettigheder efter persondataforordningen

I forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger har du ret til at:

• modtage oplysning om en behandling af dine personoplysninger (oplysningspligt)
• få indsigt i dine personoplysninger
• få urigtige personoplysninger berigtiget
• få dine personoplysninger slettet
• at gøre indsigelse mod at personoplysninger anvendes til direkte markedsføring
• at gøre indsigelse mod automatiske individuelle afgørelser, herunder profilering
• at flytte dine personoplysninger (dataportabilitet)

Samtlige ovenstående rettigheder håndteres manuelt ved henvendelse til vores dataansvarlige.

Er du ikke tilfreds med vores håndtering af dine data eller dine anmodninger, har du til hver en tid ret til at klage til Datatilsynet.

Sikkerhed

Vi gør, hvad vi kan, for at beskytte dine persondata, og har gjort en række foranstaltninger for at beskytte de persondata vi opbevarer mod at blive slettet, ændret, offentliggjort og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Vi har indtil videre implementeret følgende organisatoriske og tekniske foranstaltninger:

• Vi har lavet en fortegnelse over alle de behandlingsaktiviteter vi udfører i Grundtvigsk Forum, for at danne os overblik over de personoplysninger vi behandler
• Vi har lavet en samlet risikovurdering og konsekvensanalyse af vores behandlingsaktiviteter, der viser sikkerhedsniveauet af persondatabehandlingen i foreningen
• Vi har investeret i IT-løsninger, der laver backup af og sikrer vores data mod virus og hackerangreb

Overholdelse og ændringer

Vi gennemgår en gang årligt, at vi lever op til vores persondatapolitik. Henvendelser angående ændringer i eller sletning af persondata afvikles løbende. Vores privatlivspolitik ændres fra tid til anden, og eventuelle ændringer angives på denne side. Ved større ændringer informeres der via e-mail.

Opdateret den 31. august 2019